Una cuestión que no es baladí es cómo presentar los documentos en sede electrónica cuando nos piden un original, copia auténtica compulsada o copia electrónica auténtica.
Cuando la documentación original está en formato papel y se ha de presentar por registro electrónico, ¿cómo se constata la autenticidad de estos documentos? ¿es suficiente con escanear el original? ¿nos creemos que son los originales?
Es más, ¿estamos obligados a presentar documentos originales? Solo si existe una norma que lo requiera, por tanto, la norma general es que los documentos se presentan por copia o fotocopia.
Sobre los documentos originales, el apartado tercero del artículo 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPAC) dispone que «las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario«.
Y el artículo 53.1.d LPAC establece como un derecho de los interesados: «A no presentar documentos originales salvo que, de manera excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.»
Cuando con carácter excepcional, la Administración solicita al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel,
¿cómo lo presentamos en la sede electrónica?
si escaneamos el documento original ¿es suficiente? La respuesta es no.
El interesado deberá obtener una copia auténtica o electrónica, según los requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica (28.4 LPAC).
El término «copia electrónica» (técnicamente, y en la ley, «copia auténtica»). Se trata de un instrumento de fehaciencia imprescindible para la desaparición del papel, en mitad del camino entre el cotejo y la compulsa (más cerca de la primera), a través de la digitalización de documentos.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
Repasamos los conceptos, en primer término,
- Original (digital): cualquier documento electrónico o digital que incorpore un Código Seguro de Verificación (CSV), por ejemplo, un certificado obtenido desde la sede del Catastro.
Un documento electrónico ha de estar creado en formato digital, no haber sufrido ningún cambio de formato (de papel a digital, por ejemplo).
- Copia: fotocopias de documentos y resto de documentos que no sean originales en papel o copias electrónica como señala la ley.
- Copia electrónica auténtica de documento original en papel: El documento original está en papel con firma y sello original de la Administración. Por ejemplo, la solicitud de un interesado presentada en la OAC, un certificado de empadronamiento de otro ayuntamiento, un título académico, etc.
La copia requiere que el documento haya sido digitalizado y deberá incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.
La copia debe reunir los requisitos del artículo 27 LPACP.
Obtenida la copia, puede proceder a su presentación electrónica.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Resumiendo, será copia electrónica auténtica un documento creado en formato papel que es digitalizado y subido a la sede electrónica.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
¿Y DÓNDE podemos obtener una copia auténtica/electrónica? En estos casos, el interesado acudirá a la oficina de asistencia de la Administración al objeto de realizar una copia auténtica del documento original en formato papel.
Según la LPAC, tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Esta función la realizan las Oficinas de Asistencia de Registro, creadas por la Ley 39/2015, para prestar asistencia a los ciudadanos. La primera función de las oficinas es la propia de un registro, que en virtud de su carácter electrónico precisa la digitalización de los documentos que presentan los ciudadanos en papel.
Los documentos en papel deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la normativa determine la custodia por la Administración de los documentos presentados, o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.
Realizada la copia auténtica mediante la oportuna digitalización del documento original en los términos del artículo 27, se procederá a la presentación electrónica: Lo que se presenta ante el requerimiento del documento original es la copia auténtica digitalizada, por ser ésta la que puede presentarse electrónicamente.
Bienvenidos, bienvenidas al apasionante mundo de la administración electrónica, si tenéis alguna duda, comentario o consulta sobre este tema, me podéis escribir a hola@anajoseganga.com
Ana Jose Ganga
Abogada