La acreditación de la representación en el procedimiento administrativo electrónico.

¿Es válida la acreditación de la representación mediante documento privado firmado (electrónicamente) por el interesado y el representante?

¿Cuándo es obligatorio inscribir el apoderamiento en el Registro Electrónico de Apoderamientos?

¿Puede exigirme la Administración para acreditar la representación en un trámite o procedimiento un poder especial notarial?

Antes de la Ley actual de procedimiento administrativo, era frecuente, y habitual, en las Administraciones Públicas aceptar la representación mediante un mandato en papel con firma manuscrita de quién otorgaba el apoderamiento para actuar en un trámite administrativo, y del representante, acompañado de los DNI de ambas partes.

La Ley 39/2015, de 1 de noviembre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP) vino a convertir el procedimiento administrativo “electrónico” como la forma habitual de relacionarse con la Administración Pública. Una de las cuestiones afectadas por esta norma, fue la figura de la representación.

 

Aspectos qué no cambian:  los supuestos en los que es necesaria la representación.

En los actos y gestiones de mero trámite, el legislador establece que la representación se presume, por lo que no se requiere acreditarla.

Sin embargo, la representación sí debe acreditarse si lo que el interesado y su representante desean es:

  1. Formular solicitudes.
  2. Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
  3. Interponer recursos.
  4. Desistir de acciones.
  5. Renunciar a derecho.

Aspectos que cambian y otros relacionados: la acreditación de la representación.

¿Cómo se acredita la representación en un procedimiento electrónico?

La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia.

En la LPACAP se incluyeron medios para acreditar la representación en el ámbito de las Administraciones Públicas, tales como el apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica o mediante la inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública u Organismo competente.

El art. 6.5 LPACAP señala que el apoderamiento «apud acta» de forma electrónica se realiza mediante comparecencia electrónica en la sede electrónica de la Administración de que se trate mediante sistema de firma electrónica.

Por su parte, el artículo 32 del Real Decreto 203/2022 que desarrolla la LPACAP, añade otros medios:

– Mediante un certificado electrónico cualificado de representante.

– Mediante documento público cuya matriz conste en un archivo notarial o de una inscripción practicada en un registro mercantil.

 

¿Es válida la acreditación de la representación mediante documento privado firmado (electrónicamente) por el interesado y el representante?

En cuanto a los restantes medios de prueba válidos en derecho para dejar “constancia fidedigna”, hay que remitirse a las normas generales de la representación y la prueba previstas en el Código Civil.

Lo que se entiende por “constancia fidedigna” es la clave de la cuestión. 
  1. En algunas Administraciones Públicas, y en algunas corrientes doctrinales, se considera que estas normas habrán de ser interpretadas conforme al criterio antiformalista que rige en el procedimiento administrativo, para los que será válido, a efectos de acreditar la representación, el documento privado.

Esta corriente no encuentra problemas en admitir un documento electrónico con firma electrónica de poderdante y apoderado, o firma manuscrita si esa firma puede ser identificada con la copia del documento nacional de identidad.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica cualificada y avanzada se acredita la identificación de quién comparece en una sede electrónica, y también la voluntad del firmante.  La regulación relativa a la identificación y la firma por parte de los interesados fue una de las principales novedades introducidas por la LPACAP.  Pero debe aclararse que identificación y firma son conceptos diferentes:

      • Identificación se refiere a la personalidad y existencia del interesado.
      • Firma se refiere a la expresión de la voluntad, del ejercicio de un derecho en el marco de un procedimiento.

 

2. Por otro lado, en otras Administraciones Públicas y para otros autores, se debe tener en cuenta la regulación del Código Civil (art. 1257) que establece que los documentos privados solo producen efectos entre las partes, pero no respecto de terceros, como es la Administración.

Y por ello, la constancia fidedigna requiere es necesaria la comparecencia electrónica ante el funcionario correspondiente (o en la sede electrónica) o ante Notario.

Habrá que tener en cuenta el criterio de la Administración Pública a la que nos dirijamos, así como la normativa del procedimiento en cuestión, pues si ésta prevé como forma de acreditar la representación la inscripción en un registro administrativo (de representantes o de apoderamientos), habrá que atender a esta previsión.

 Por otro lado, es conveniente también diferenciar entre “presentación” y “formulación” a efectos de la realización de trámites en el procedimiento administrativo.   No es lo mismo formular la solicitud que simplemente realizar la gestión de “presentar” el escrito en nombre de otra persona.

En este caso, la necesidad de acreditar la representación se suaviza, por cuanto el representado ha suscrito con su firma electrónica el escrito a presentar, teniendo pues plenamente conocimiento de su contenido, y se asiste de un apoderado que simplemente procede a su entrega.

Con la firma electrónica avanzada, quedaría garantizada la autenticidad de la expresión de la voluntad y del contenido del documento, pues al tratarse de un documento firmado con un certificado electrónico avanzado existen mecanismos de constancia y comprobación de la autenticidad de la firma y de la integridad del documento.

¿La falta de acreditación de la representación es subsanable?

. La falta o insuficiente acreditación de la representación no impide que se tenga por realizado el acto de que se trate, siempre que se aporte aquélla o se subsane el defecto dentro del plazo de diez días que deberá conceder al efecto el órgano administrativo, o de un plazo superior cuando las circunstancias del caso así lo requieran.

 

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Ana Jose Ganga

Abogada

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